Những ứng dụng hữu ích trong hỗ trợ quản lý thi công xây dựng

Quản lý thi công công trình luôn là vấn đề gây đau đầu đối với mọi doanh nghiệp xây dựng. Một công trình hay một dự án là sự tập hợp của rất nhiều việc, nhiều thay đổi, nhiều phát sinh và cần có sự phối hợp của nhiều bên khác nhau. Trong vô số những vấn đề mà một công trường thường gặp phải, thì việc quản lý tiến độ, trao đổi thông tin, phối hợp công việc là 3 vấn đề gây nhiều sự khó khăn nhất.

Xã hội ngày một hiện đại, các ứng dụng công nghệ mới cũng theo đó là được ứng dụng nhiều hơn trên mọi mặt của đời sống con người; các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý nói chung và quản lý thi công nói riêng ngày càng nhiều hơn, có cả miễn phí và thu phí.

Nếu thực sự biết cách sử dụng, chúng ta có thể dễ dàng ứng dụng một số phần mềm cho các doanh nghiệp xây dựng giải quyết được những vấn đề trên.

Zalo

Hình minh họa

Zalo đã quá quen với mọi người nên chắc không cần phải nói quá nhiều

Ưu điểm: Ưu điểm lớn nhất của Zalo là tiện lợi,  miễn phí, trao đổi công việc nhanh thông qua chat nhóm, chat trực tiếp, hay gọi điện. Gửi tài liệu nhanh, dung lượng lớn.

Nhược điểm: chính vì là ứng dụng chat không được thiết kế để quản lý thi công nên Zalo không tổng hợp được số liệu, ngay cả khi trao đổi thông tin thì các chủ đề hay bị trôi và nhiều khi là gây phiền hà cho người trong nhóm.

Áp dụng: rất tốt khi cần trao đổi thông tin hoặc báo cáo công việc gấp. Gửi tài liệu rất nhanh.

Trello

Hình minh họa

Trello là 1 ứng dụng quản lý công việc miễn phí cho nhóm nhỏ, theo mô hình Kanbal (dạng thẻ)

Ưu điểm: dễ sử dụng, có thể quản lý, tương tác theo trạng thái từng nhóm công việc, từng chủ đề, tạo checklist con trong từng đầu việc để theo dõi.

Nhược điểm: không phù hợp với nhóm lớn hoặc quản lý các công việc có mối ràng buộc cao như ngành xây dựng.

Áp dụng: Quản lý các nhóm nhỏ, tính chất công việc không có nhiều mối ràng buộc nên thường chỉ nên sử dụng nội bộ các Phòng ban trong Công ty.

Taskade

Hình minh họa

Taskade là công cụ tuyệt vời, đơn giản để quản lý các đầu mục việc nhỏ, rất phù hợp khi sử dụng cho các Nhà thầu làm punchlist/defect list.

Ưu điểm: dễ sử dụng, dễ dàng tạo các checklist để cả team thực hiện và theo dõi tình trạng hoàn thành của từng đầu việc.

Nhược điểm: tính năng quản lý công việc và tương tác không sâu.

Áp dụng: quản lý các checklist nghiệm thu, defect list rất hiệu quả.

Phần mềm quản lý công việc chuyên dụng như Asana/Instagantt

Hình minh họa

Đây đều là những phần mềm tốt với thiết kế hiện đại. Asana có miễn phí (giới hạn user).

Ưu điểm: Khá dễ sử dụng, tính năng trao đổi, cộng tác công việc tốt.

Nhược điểm: do phần mềm được thiết kế cho nhiều kiểu dự án khác nhau và hướng tới sự đơn giản, cộng tác, phối hợp liên chức năng nên không thực sự phù hợp với các dự án có công việc ràng buộc lẫn nhau và nhiều thay đổi.

Áp dụng: có thể sử dụng tốt với các Phòng ban, doanh nghiệp có các đầu công việc ổn định không có nhiều yếu tố thay đổi và ràng buộc.

SiteMAGE

Hình minh họa

Đây được xem là công cụ quản lý tiến độ, quản lý công việc/ vật tư chuyên dụng cho ngành Xây dựng.

Ưu điểm: rất phù hợp với các dự án có các công việc ràng buộc, hay thay đổi như dự án xây dựng. Ngoài ra SiteMAGE còn quản lý các nguồn lực (ressources) sử dụng cho công việc (vật liệu, nhân công, máy, chi phí). SiteMAGE tích hợp dữ liệu công việc với các phân hệ quản lý vật tư, quản lý tài liệu…

Nhược điểm: tính năng trao đổi công việc chưa chuyên sâu ở phiên bản hiện tại.

Áp dụng: Áp dụng rất phù hợp với các dự án xây dựng, thi công công trình.

Ngoài ra có thể kể đến nhiều phần mềm khác như Facebook Group, Viber (nhóm chat) hoặc các phần mềm quản lý công việc chuyên sâu theo mô hình Gantt như Instagantt, Wirke, Jira…

Từ một vài gợi ý trên, có thể thấy rằng không chỉ với những ngành công nghiệp mới, riêng với chuyên ngành Xây dựng cũng có rất nhiều sự lựa chọn để giúp quản lý công trường cũng như tiến độ thi công các dự án. Tùy thuộc vào điều kiện hoặc mong muốn sử dụng mà doanh nghiệp có thể chọn công cụ phù hợp nhất cho mình hoặc có thể dùng kết hợp một lúc nhiều công cụ khác nhau, để công việc được tối ưu hóa hơn.